PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ THI ĐUA KHEN THƯỞNG

Mục tiêu phần mềm:

• Phần mềm giúp cho cán bộ nghiệp vụ thực hiện tự động hầu hết các công việc về quản lý và xử lý số liệu thi đua khen thưởng.
• Phần mềm là công cụ tác nghiệp hàng ngày của cán bộ thực hiện công tác khen thưởng.
• Giúp hình thành cơ sở dữ liệu điện tử của cơ quan về công tác thi đua khen thưởng.
• Cho phép nhập dữ liệu tự động từ văn bản đề nghị của đơn vị cấp dưới
• Cho phép in quyết định khen thưởng tự động
• Lập và in tờ trình đề nghị khen thưởng tự động
• Chức năng in văn bằng khen thưởng (bằng khen - giấy khen - huân huy chương) riêng cho cá nhân/ tập thể đã được tự động hóa hoàn toàn.
• Nền tảng công nghệ Webase giúp người dùng có thể tác nghiệp từ xa thông qua Internet hoặc điện thoại đi động.

Chức năng phần mềm:

1. Tự động hóa khâu tiếp nhận và xử lý văn bản đề nghị khen thưởng của các đơn vị thành viên/ cấp dưới.

• Theo quy trình và thủ tục tiến hành xét duyệt thi đua khen thưởng, văn bản tờ trình đề nghị khen thưởng của các đơn vị cấp dưới/ thành viên được gửi bằng công văn về Ban Thi đua khen thưởng của đơn vị sử dụng phần mềm (Tập đoàn/Tổng công ty/ Tỉnh/ Bộ/ Ngành), Ngoài ra đơn vị còn phải gửi một văn bản số (được soạn thảo bằng word) danh sách cá nhân và tập thể được đề nghị khen thưởng kèm theo tờ trình, qua đường thư điện tử (Email).
• Khi chưa sử dụng phần mềm, các dữ liệu số này hầu như chưa được sử dụng hiệu quả cho các công việc và thủ tục tiếp theo, mọi văn bản, danh sách, văn bằng khen thưởng đều phải soạn thảo mới.
• Với phần mềm quản lý khen thưởng, các văn bản số danh sách đề nghị khen thưởng sẽ được xử lý sơ bộ sau đó được phần mềm tự động nạp vào cơ sở dữ liệu phục vụ cho các công việc và mục đích tiếp theo, các văn bản, danh sách, văn bằng khen thưởng được phần mềm tạo lập tự động mà không cần soạn thảo lại hoặc nhập dữ liệu từ bàn phím như trước đây.

2. Nhập và sửa dữ liệu khen thưởng trực tiếp vào CSDL của phần mềm

• Chức năng này cho phép nhập dữ liệu khen thưởng trực tiếp vào cơ sở dữ liệu đối với các trường hợp không nhận được văn bản số (file word) đề nghị khen thưởng của đơn vị thành viên.
• Chức năng này cũng được sử dụng để cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu khen thưởng đã có trong cơ sở dữ liệu.

3. Tự động hóa khâu lập và ra quyết định khen thưởng thuộc thẩm quyền của đơn vị sử dụng phần mềm

Bao gồm các thao tác :

• Tạo quyết định mới (số, ngày …)
• Chọn danh sách cá nhân, tập thể được khen thưởng từ dữ liệu đề nghị khen thưởng của các đơn vị đã có trong cơ sở dữ liệu. chức năng này cho phép thêm, bớt, sửa danh sách khen thưởng của từng quyết định một cách linh hoạt và thuận tiện mà không cần phải nhập dữ liệu từ bàn phím như trước đây.
• Lưu trữ quyết định, in quyết định và danh sách khen thưởng kèm theo. Chức năng này cho phép lưu trữ các dữ liệu về quyết định khen thưởng vào cơ sở dữ liệu, phục vụ cho công tác quản lý, tra cứu tìm kiếm và thống kê tổng hợp kết quả thi đua khen thưởng, đồng thời tự động hóa khâu in quyết định và danh sách khen thưởng mà không cần phải soạn thảo quyết định như trước đây.

4. Tự động hóa khâu lập tờ trình đề nghị khen thưởng

Đối với các đề nghị khen thưởng thuộc thẩm quyền quyết định của cấp trên, cần phải lập tờ trình đề nghị khen thưởng lên cấp có thẩm quyền kèm theo danh sách đề nghị khen thưởng. Công việc này trước đây phải soạn thảo mới văn bản tờ trình và danh sách kèm theo, với việc sử dụng phần mềm công việc này đã được tự động hóa, bao gồm các thao tác:

• Tạo tờ trình mới (số, ngày …),
• Chọn danh sách cá nhân, tập thể đề nghị khen thưởng (thuộc các mức do cấp trên quyết định), từ dữ liệu đề nghị khen thưởng của các đơn vị, đã có trong cơ sở dữ liệu. chức năng này cho phép thêm, bớt, sửa danh sách đề nghị khen thưởng của từng tờ trình một cách linh hoạt và thuận tiện mà không cần phải nhập dữ liệu từ bàn phím như khi soạn thảo tờ trình trước đây.
• Lưu trữ tờ trình, in danh sách đề nghị khen thưởng kèm theo tờ trình. Chức năng này cho phép lưu trữ các dữ liệu đề nghị khen thưởng lên cấp trên vào cơ sở dữ liệu, phục vụ cho công tác quản lý và xử lý tiếp theo khi có quyết định khen thưởng của cấp trên, đồng thời tự động hóa khâu in danh sách đề nghị khen thưởng kèm theo tờ trình mà không cần phải soạn thảo danh sách như trước đây.

5. Tự động hóa khâu in văn bằng chứng nhận khen thưởng cho cá nhân và tập thể trong các quyết định khen thưởng đã ký.

Đây là chức năng nổi bật nhất của phần mềm nếu so sánh với cách làm trước đây trong việc in văn bằng khen thưởng cho từng cá nhân/ tập thể.

Các văn bằng khen thưởng (bằng khen, giấy khen, danh hiệu chiến sĩ thi đua) được in riêng cho từng cá nhân và tập thể. Mỗi bản in được thực hiện trên một mẫu phôi đã được in sẵn tại nhà in, các nội dung khen thưởng phải được in chính xác vào các vị trí dành riêng cho từng nội dung trên bản phôi, để có được một văn bằng đúng và đẹp. Xuất phát từ 2 mẫu phôi cần in và yêu cầu in cho 2 loai đối tượng: cá nhân, tập thể thì cần phải xử lý 3 trường hợp khác nhau:

• Bằng khen cá nhân
• Danh hiệu CSTD cá nhân
• Bằng khen tâp thể

Đối với trường hợp in cho tập thể, cần phải chia thành 3 mẫu khác nhau:

• Mẫu tập thể 1 dòng: khen thưởng đơn vị thành viên
• Mẫu Tập thể 2 dòng : Khen thưởng một đơn vị con của đơn vị thành viên
• Mẫu Tập thể 3 dòng: khen thưởng tập thể trong 1 đơn vị con của đơn vị thành viên.

Quy trình in văn bằng khen thưởng khi không sử dụng phần mềm được thực hiện như sau:

• Căn cứ vào danh sách khen thưởng để chọn mẫu in thích hợp, mở file mẫu in bằng trình soạn thảo word
• Nhập thông tin về đối tượng khen thưởng (gõ từ bàn phím): giới tính, họ tên, chức vụ, đơn vị (đối với cá nhân), Tên tập thể, tên đơn vị cấp trên 1. tên đơn vị cấp trên 2 (đối với tập thể). Cập nhật số và ngày quyết định
• Căn chỉnh lại vị trí in các nội dung trên
• Thực hiện lệnh In lên bản phôi tương ứng.

Với quy trình in như trên và số lượng văn bằng phải in lên đến hàng nghìn bản thì sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức của người quản lý nghiệp vụ.

6. Tổng hợp kết quả khen thưởng

• Phần mềm tự động lưu trữ dữ liệu khen thưởng của đơn vị theo các năm, dữ liệu của mỗi năm được lưu trữ và quản lý trong một file, sau khi hoàn tất công tác khen thưởng của một năm, file dữ liệu sẽ được khóa lại để không thể thay đổi nội dung trong đó và chỉ được sử dụng cho việc tra cứu tìm kiếm thông tin và thống kê tổng hợp số liệu.
• Nhờ việc lưu trữ lại tất cả các thông tin dữ liệu trong quá trình làm việc (từ bước (1) đến bước (4)) vào cơ sở dữ liệu, nên phần mềm có thể thống kê tổng hợp kết quả khen thưởng theo nhiều mẫu biểu khác nhau để phục vụ cho công tác quản lý và các mục đích nghiên cứu khác nhau.